Обращения, поступающие в Госюрбюро, все интереснее и интереснее.
«Мне сказали, что в архиве суда дела хранятся 5 лет, а потом уничтожаются. Могу я забрать свое дело, вместо уничтожения?».
Что такое архивное дело? Архивное дело (архивный документ) - оформленное в соответствии с установленными требованиями дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.
Начнем с того, что 5 лет для хранения дела – срок весьма условный. Согласно Перечню документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения (утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.06.2011 N 112 - https://sudact.ru/law/prikaz-sudebnogo-departamenta-pri-verkhovnom-sude-rf_74/perechen-dokumentov-federalnykh-sudov-obshchei/iii/) минимальный срок для архивного хранения – 1 год, максимально установленный – 75 лет, но также есть следующие виды хранения: постоянное, до минования надобности, до наступления какого-либо события (например, совершеннолетия ребенка).
Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее таких установленных сроков. Часть документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Но находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, отбираются к уничтожению. Иного, альтернативного варианта развития «судьбы» дела не предусмотрено. Именно потому передача на руки архивного дела, даже после истечения срока его хранения, невозможна.
Документом, устанавливающим порядок определения сроков хранения дел, а также правила отбора документов на уничтожение (и другие технические вопросы), является Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее – Инструкция, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.03.2019 N 56 - https://sudact.ru/law/prikaz-sudebnogo-departamenta-pri-verkhovnom-sude-rf_414/).
Для уничтожения архивных дел Инструкцией предусмотрена строго регламентированная процедура. Кратко ее можно представить следующим образом:
- создается акт на уничтожение документов;
- в регистрационных журналах или учетно-статистических карточках делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда;
- архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, сдаются на утилизацию в специализированные организации, имеющие соответствующую лицензию на выполнение данного вида работ.
- перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются (передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры);
- далее осуществляется погрузка, вывоз на утилизацию и сама утилизация, которые осуществляются под контролем уполномоченного работника суда.
В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем также составляется акт.
В силу прямого указания Инструкции запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.
Таким образом, можно сделать вывод, что забрать дело из архива домой вместо уничтожения просто на просто нельзя.
В то же время, из архивных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются. То есть такие документы - подлинники забрать можно.
Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.
Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 21 апреля 2020 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.