Восстановление экземпляра трудового договора при его утрате

9 сентября 2021

Трудовые вопросы

На практике могут встречаться случаи, когда работодатель и работник могут утратить все экземпляры трудового договора, регулирующего отношения между ними. Это может произойти по небрежности хранения, ввиду смены адреса расположения офиса или в силу вполне объективных причин, таких как пожар, кража или иные подобные ситуации.

Необходимо понимать, что трудовые отношения из-за утраты трудового договора не прекращаются, но продолжают реализовываться на условиях, предусмотренных трудовым договором. Данный вывод можно сделать из содержания главы 13 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ), которая закрепляет закрытый перечень оснований для прекращения трудового договора и не называет такого основания как «утрата экземпляра трудового договора».

Риски

Для ясности сторонам трудовых отношений рекомендуется восстановить утраченные документы, потому что в перспективе может возникнуть трудовой спор, который вынудит стороны обратиться к изучению трудового договора.

Стоит отметить, что, возможно, интерес работодателя в восстановлении утраченного трудового договора является более широким, чем интерес работника, поскольку работодатель заинтересован в соблюдении трудового законодательства, которое требует от него оформления трудовых отношений с работником и наличия доказательств данного оформления для подтверждения в ходе проверки. За несоблюдение данного требования и (или) иных требований трудового законодательства работодатель подвергает себя риску быть привлечённым к административной ответственности в соответствии со статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

С другой стороны, работник также заинтересован в наличии у него своего экземпляра трудового договора, поскольку в перспективе ему необходимо будет реализовывать пенсионные права. И вот тут трудовой договор может оказаться очень кстати.

Алгоритм действий

1. Утрачены оба экземпляра

ТК РФ не закрепляет процедуры восстановления трудового договора. Настоящее указывает на то, что работодатель и работник могут самостоятельно определить процедуру восстановления, кроме того, процедура может быть регламентирована локальными нормативными правовыми актами работодателя.

При восстановлении трудового договора возможно руководствоваться сведениями из пояснений работника и представителя работодателя, иных работников, шаблонами трудовых договоров иных работников, заключенных в один период времени с договором, который восстанавливается, приказами работодателя о приеме, увольнении работника, личной карточкой работника, сведениями из электронных баз данных работодателя, расчетными листками и т.д.

При составлении нового текста договора рекомендуется упомянуть, что данный договор является дубликатом утраченного.

2. Утрачен экземпляр трудового договора работника

Статья 62 ТК РФ закрепляет, что по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. То есть статья 62 ТК РФ закрепляет за работодателем обязанность в течение 3-х дней передать работнику, запрашиваемый им документ, таким документом может быть и трудовой договор (его дубликат) даже в случае, если данный документ требуется восстановить. При несоблюдении данного срока работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

В случае, если работодатель не восстанавливает (не выдает) в установленный срок трудовой договор (его дубликат), то работник вправе обратиться в государственную инспекцию труда с заявлением о проведении проверки действий работодателя на предмет соответствия ТК РФ с вынесением, в случае обнаружения нарушения, обязательного для выполнения работодателем предписания или иных мер принуждения.

Также у работника имеется право обратиться в суд за понуждением работодателя в судебном порядке выдать работнику копию трудового договора (его дубликат) в соответствии со статьей 62 ТК РФ.

Таким образом, работодатель должен выдать копию трудового договора, который содержится в личном деле работника с отметкой копия документа.

3. Экземпляр трудового договора утрачен работодателем

В этой ситуации ТК РФ не закрепляет за работником аналогичной обязанности по выдаче копий документов, поэтому работник в данном вопросе является в преимущественном положении перед работодателем.

В случае, если работник не идет навстречу работодателю в восстановлении утраченного трудового договора, и имеет подтверждающее это переписку с работником, по нашему мнению, у работодателя имеется только один способ «восстановить» договор – через суд. Однако не исключены правовые риски для данного спора, поскольку анализ судебной практики показал отсутствие судебных решений по изучаемому вопросу. Мы полагаем такое право у работодателя имеется в силу части 2 статьи 45 Конституции Российской Федерации согласно которой каждый вправе защищать свои права и свободы всеми способами, не запрещенными законом. Нарушение прав работодателя утратой трудового договора и уклонением работника от его восстановления может быть продемонстрировано уже на приведенном выше примере – работодатель должен иметь должным образом оформленные с работником трудовые отношения и доказательства данного оформления для подтверждения в рамках проверок со стороны надзорных органов.

Итог

Таким образом, делая вывод, стоит отметить, что восстановить трудовой договор стороны могут по взаимному согласию, руководствуясь всем объемом сохранившейся у них в наличии информации. ТК РФ не закрепляет регулирования по данному правоотношению.

Работник в данном вопросе является в более защищенном положении чем работодатель, поскольку он может обратиться к содержанию статьи 62 ТК РФ, которая косвенным образом обязывает работодателя восстановить трудовой договор и иные документы, связанные с работой для их передачи работнику.

Работодатель в намерении восстановить трудовой договор может столкнуться с противодействием работника. В этом случае «восстановление» данного договора возможно через обращение в суд с требованием к работнику об обязании подписать трудовой договор. Однако данная процедура не имеет широкого распространения на практике и потому является несколько неопределенной.

Информация, предоставленная в данном материале, не является юридической консультацией и может оказаться не применимой в конкретной ситуации. Для получения квалифицированной платной или бесплатной юридической помощи Вам следует обратиться к юристу (адвокату), специализирующемуся в соответствующих вопросах, с предоставлением необходимых документов по делу.

Статья подготовлена на основе анализа нормативных правовых актов по состоянию на 09 сентября 2021 года, поэтому при использовании указанной информации необходимо учитывать те изменения, которые будут внесены в законодательство после этого.

Заказ услуги: Нет

Задать вопрос: Нет

Детальное описание: